Hướng dẫn lên ý tưởng cho chương trình sự kiện

"Ý tưởng" là linh hồn của sự kiện. Sáng tạo ý tưởng là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong công tác tổ chức sự kiện. Một sự kiện thành công là sự kiện có ý tưởng tốt, có tính sáng tạo độc đáo, mới lạ, ấn tượng và thu hút mọi ánh nhìn của khách hàng. 

Vì vậy, người lên kế hoạch tổ chức sự kiện cần hiểu rõ được ý nghĩa và mục đích tổ chức. Để từ đó hình thành các ý tưởng tốt và chất lượng. 

Với kinh nghiệm gần 20 năm tổ chức sự kiện, Đại Lâm event - Công ty tổ chức lễ động thổ trọn gói - sẽ gợi ý cho bạn các bước quan trọng khi phát triển ý tưởng cho sự kiện.

Xem thêm: Ý tưởng tổ chức lễ khai trương

1. HÌNH THÀNH Ý TƯỞNG SỰ KIỆN

Công cụ hữu ích nhất để mỗi nhà tổ chức sự kiện sáng tạo ý tưởng sự kiện cho riêng mình là mô hình 5Ws. 5Ws là tập hợp gồm 5 câu hỏi quan trọng được viết bằng tiếng Anh với chữ cái đầu tiên là W. Và mỗi nhà tổ chức sự kiện đều cần phải trả lời để thiết kế ý tưởng sự kiện được hoàn chỉnh nhất. 

Các câu hỏi đó bao gồm: Why, Who, When, Where và What?

WHY: Tại sao sự kiện được tổ chức?

Để sự kiện được tổ chức thì cần phải có những lý do thuyết phục nhất để xác nhận tầm quan trọng và khả năng tồn tại của sự kiện đó. Đây là câu hỏi để nhà tổ chức sự kiện xác định được loại hình sự kiện được tổ chức. 

Để có thể nâng cao sự hiểu biết về nền văn hóa cộng đồng hay nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty đối với ánh nhìn của khách hàng. Tăng doanh thu cho công ty. Thúc đẩy một chương trình cộng đồng.  Để tạo ra một sự kiện mang tính cạnh tranh, hoặc sự kiện quần chúng. Để thu hút nhiều hơn số lượng khách biết đến công ty hay doanh nghiệp của mình.

Khi nhà tổ chức sự kiện làm rõ được lý do tổ chức sự kiện chính là xác định mục tiêu sự kiện. Nhiệm vụ này cần được tiến hành ngay khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện. Bởi vì, nó cung cấp cho nhà tổ chức sự kiện các hướng nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu. 

Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực.

 

WHO: Những ai liên quan đến sự kiện này?

Đối với những bên liên quan bên trong doanh nghiệp như Ban lãnh đạo, Ban giám đốc, các nhà tài trợ và các đối tác liên quan.

Đối với những người liên quan bên ngoài đó chính là truyền thông và khách hàng.

Xác định rõ điều này sẽ là cơ sở để vận động tài trợ đối với bên trợ. Bởi vì, các nhà tài trợ họ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự kiện và khách hàng mục tiêu của họ là ai? Và sản phẩm của họ có được chào đón ngoài thị trường hay không?.

 

WHEN: Sự kiện sẽ diễn ra khi nào?

Đây là câu hỏi mà bắt buộc doanh nghiệp và bên tổ chức sự kiện phải nắm rõ để hai bên xác định được: có đủ thời gian để nghiên cứu và lên kế hoạch cho ý tưởng sự kiện không?

• Việc xác định thời gian có phù hợp với nhu cầu của khách hàng không?

• Thời gian lựa chọn có bị trùng với những sự kiện khác không?
• Thời tiết trong thời gian tổ chức sự kiện như thế nào?

Đặc biệt, khi tổ chức sự kiện ngoài trời, thì thời gian để sự kiện được diễn ra rất quan trọng. Vì thế, cần phải cập nhật thông tin về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện và chuẩn bị những phương án dự phòng phù hợp nhất.

 

WHERE: Sự kiện được tổ chức ở đâu?

Việc chọn lựa địa điểm tổ chức sự kiện hay địa điểm thiết kế sân khấu đều phải cân bằng tốt nhất giữa nhu cầu của doanh nghiệp, và sự tiện lợi cho khách hàng. Đầu tiên đó là yếu tố dễ dàng di chuyển đến vị trí tổ chức và chi phí phải tối ưu nhất.

Thông thường, ấn tượng của khách về điểm đến của doanh nghiệp hay cá nhân phụ thuộc rất nhiều vào bầu không khí sự kiện.

Do đó, tùy theo mục đích của sự kiện là gì, nhà tổ chức cần lựa chọn địa điểm phù hợp để thỏa mãn các tiêu chí mang lại thành công cho chương trình. 

 

WHAT: Tất cả những gì cần phải làm cho sự kiện?

Trước hết, mỗi một sự kiện hay chương trình đều phải có tên. Tên sự kiện sẽ xuyên suốt từ khi sự kiện bắt đầu cho đến khi kết thúc. Tên sự kiện có vai trò quan trọng đối với sự kiện, đó là yếu tố để khách hàng nhận biết và nhớ về sự kiện đó.

Có thể đặt tên cho sự kiện theo nhiều cách khác nhau. Tùy theo mục đích của doanh nghiệp đối với sự kiện đó là gì? Như tên gắn với mục đích sự kiện diễn ra, tên gắn với địa danh nơi sự kiện tổ chức, tên gắn với nội dung doanh nghiệp muốn truyền tải cho khách hàng, tên gắn với thời gian diễn ra sự kiện, tên gắn kết các hỗn hợp trên.

Và điều quan trọng nữa đó là nhà tổ chức sự kiện cần cân nhắc các vấn đề sau khi đặt tên sự kiện:

• Có thể phân biệt được với sự kiện khác không?
• Có sức lôi cuốn không?
• Có dễ nhớ không?
• Có phù hợp với chương trình hay không?
• Có thể sử dụng lại được không?

2. XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN

Tiếp đến, nhà tổ chức sự kiện cần xác định được chủ đề sự kiện là gì?

Sự kiện gồm những hoạt động nào? (hoạt động chính, hoạt động phụ trợ )

Nguồn lực nào cần phải có để có được sự kiện?

Cần phải truyền thông như thế nào để thu hút được tài trợ, người tham gia và khách tham quan?

Điều này cần phải phối hợp với nhu cầu, sự mong đợi của khách hàng đối với sự kiện.

• Nhiệm vụ quan trọng trong giai đoạn sáng tạo ý tưởng về sự kiện là phải phát hiện ra những nhân tố và nguồn lực đặc trưng.

• Ý tưởng sự kiện là sáng tạo, hình thành từ não bộ -> viết trên giấy -> mô phỏng 2D & 3D.

Để thực hiện được những điều trên thì trước hết ta phải hiểu được mục đích của khách hàng đối với sự kiện là gì? Để từ đó sẽ triển khai ý tưởng sáng tạo theo hướng đó để tạo ra một chương trình thành công nhất.

Tóm lại, trong giai đoạn hình thành ý tưởng, sự kiện được bắt đầu thực hiện từ mỗi cá nhân, tiếp đến là nhóm tổ chức sự kiện và những người liên quan. Mục tiêu giai đoạn này là tập hợp càng nhiều ý tưởng càng tốt, chưa quan tâm đến tính khả thi của ý tưởng. Vì thế, đây là giai đoạn cần sự kiện nhẫn và thời gian.

 

Để hiểu rõ hơn về ý tưởng sáng tạo sự kiện và được tư vấn sâu hơn các bạn hãy liên hệ với chúng tôi: 

Đại Lâm Event - công ty tổ chức sự kiện uy tín chuyên cung cấp các dịch vụ sự kiện trọn gói, bảo hành 100%.

Còn chần chừ gì nữa? Hãy nhấc điện thoại và gọi ngay cho chúng tôi. Tất cả mọi thứ đều miễn phí.

Hotline: 0903 205 559

Email: sales.dailamevent@gmail.com

 

 

BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Bất kỳ sự kiện nào trọng đại như hội nghị khách hàng, lễ khai trương, lễ ra mắt sản phẩm, tiệc cưới, tiệc sinh nhật doanh nghiệp, hội nghị khách hàng, liveshow ca nhạc, lễ khởi công, lễ động thổ,... đều cần đến sự tổ chức của công ty tổ chức sự kiện phù hợp với các điều kiện tiêu chuẩn nhất định và nhu cầu của khách hàng. Cũng chính vì vậy, ngày càng nhiều công ty sự kiện được thành lập ra đời với mục đích để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp đối với khách hàng, nhà đầu tư hay với cả đối tác.

Tuy nhiên, không phải công ty tổ chức sự kiện nào cũng mangh lại những thành công trong thị trường màu mỡ này. Vậy công ty tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết thành công của một công ty sự kiện như thế nào?.Chúng ta hãy cùng nhau giải đáp.

👉👉👉 Dịch vụ tổ chức lễ thành lập công ty

Khái niệm tổ chức sự kiện là gì ?

Công ty tổ chức sự kiện (Event Company) là đơn vị cung cấp các giải pháp cả về phần cứng (trang trí, sân khấu, thiết bị, banner), nhân sự (lễ tân, PG, MC) và phần mềm (kịch bản, kế hoạch, mục tiêu chiến lược), cho các chương trình, sự kiện mang tính giới thiệu & quảng bá sản phẩm, lễ kỷ niệm đòi hỏi sự chuyên nghiệp và tỉ mỉ đến từng chi tiết nhỏ. Có thể kể đến một số sự kiện tiêu biểu như:

• Tổ chức hội nghị & hội thảo khách hàng.
• Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty.
• Tổ chức lễ khai trương, lễ khánh thành.
• Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, thương hiệu mới.
• Tổ chức các sự kiện theo chủ đề như tiệc cưới, tiệc sinh nhật.
• Tổ chức lễ khởi công, lễ động thổ.

Tiêu chí hàng đầu khi chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Xây dựng thương hiệu cho công ty tổ chức sự kiện

Danh tiếng của một công ty, doanh nghiệp sẽ được chứng minh rõ nhất qua những thành tựu mà công ty đã đạt được. Đó là yếu tố đầu tiên khiến khách hàng chú ý đến. Công ty tổ chức sự kiện lâu năm, đã chứng tỏ bản thân mình trên thị trường sẽ dễ dàng gây ấn tượng tốt cho khách hàng.

Đa số các công ty đều mong muốn tạo dựng hình ảnh của mình qua các chiến lược Marketing, quảng bá thương hiệu mạnh mẽ để có được sự tin tưởng nhất định từ khách hàng. Thông qua website chính thức, trang thông tin Facebook hoặc các mạng xã hội khác, khách hàng có thể dễ dàng tìm được thông tin và thấy được hình ảnh, video các sự kiện đã được quay lại.

Cũng chính từ những phương tiện này, công ty có thể tiếp cận được một số lượng khách hàng rộng lớn và khách hàng cũng có thể trực tiếp tìm hiểu về quá trình hình thành – phát triển công ty, từ đó cân nhắc lựa chọn một công ty sự kiện phù hợp với nhu cầu của bản thân.

Thông thường một công ty tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận nhiều loại hình sự kiện khác nhau. Có những sự kiện rất trang trọng, tinh gọn, hiệu quả như tổ chức lễ khai trương, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khởi công động thổ, lễ cất nóc. Có những sự kiện vô cùng sáng tạo, đầy màu sắc như tiệc cưới, tiệc sinh nhật lại có những sự kiện ngập tràn âm thanh ánh sáng như là liveshow ca nhạc .

Tuy nhiên một số công ty luôn muốn tập trung nguồn lực của mình vào một lĩnh vực sự kiện nhất định, như một “thương hiệu” riêng cho công ty mà nhắc đến là khách hàng sẽ nhớ tới.

 

2. Xây dựng đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Điểm đầu tiên gây chú ý với khách hàng chính là thái độ phục vụ của nhân viên. Khách hàng thường sẽ chú ý đến quy cách, trình độ của đội ngũ nhân viên trong hầu hết các khâu tổ chức sự kiện. Trong khi đó, để tổ chức một sự kiện lớn thì rất cần một hệ thống nhân sự hùng hậu, có sự phối hợp nhịp nhàng, chuyên nghiệp với nhau. Vậy nên, đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện đảm bảo chất lượng là điểm mấu chốt trước tiên cho sự hài lòng của khách hàng.

Trên thực tế, đội ngũ nhân sự trong công ty sự kiện đều là những người được đào tạo bài bản, kinh nghiệm lâu năm; đối với những liveshow lớn, đội ngũ này cần phải quy tụ cả những chuyên viên kỹ thuật, chuyên viên âm thanh ánh sáng,…góp phần làm tăng thêm hiệu ứng ấn tượng cho sự kiện.

3. Lắng nghe phản hồi về dịch vụ tổ chức sự kiện từ khách hàng

Lời đánh giá từ những người trực tiếp trải nghiệm dịch vụ sẽ mang đến cho khách hàng nhận xét khách quan hơn và cũng là thước đo sự uy tín của công ty sự kiện đối với khách hàng của mình.

Đây cũng là nguồn khảo sát vô giá mà các công ty tổ chức sự kiện nên tận dụng. Qua đó phát huy những thế mạnh đang có đồng thời cải thiện những thiếu sót còn tồn đọng. Mang lại sự hài lòng cho khách hàng sẽ giúp công ty có nhiều cơ hội quảng bá hơn bất cứ hình thức marketing nào.

Bí quyết thành công, không chỉ dành cho công ty tổ chức sự kiện, mà còn là đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đó chính là việc giữ được niềm tin của khách hàng. Sở dĩ khách hàng tìm đến với một công ty dịch vụ nào đó, trước hết vì ấn tượng và có được uy tín tốt trên thị trường. Sau đó chính là sự chân thành, tin cậy mà công ty đã mang đến cho khách hàng.

Xem thêm: Yếu tố làm nên sự chuyên nghiệp của công ty sự kiện

 

Để có thêm thông tin về các ý tưởng quảng bá sự kiện và được tư vấn chi tiết hơn về từng loại sự kiện, hãy liên hệ ngay tới Đại Lâm - Công ty tổ chức sự kiện uy tín, Hotline: 0903 205 559

 

Múa tương tác với màn hình led

MÚA TƯƠNG TÁC VỚI ĐÈN LED LÀ GÌ?

Múa tương tác với màn hình led là quá trình kết hợp người nghệ sỹ múa tương tác với các hiệu ứng được hiển thị trên màn hình led. Tạo sự ăn ý uyển chuyển giữa các động tác của nghệ sỹ múa và các hiệu ứng visual chuyển cảnh trên màn hình, kết hợp cùng với các yếu tố như âm thanh, ánh sáng, khói lạnh… để tạo nên một tiết mục vô cùng sáng tạo làm cho người xem được trải nghiệm thích thú với cảm nhận không gian 3 chiều.

Mỗi tiết mục múa tương tác, tác giả sẽ xây dựng tiết mục theo mỗi chủ đề khác nhau. Chủ đề được đặt ra theo yêu cầu của khách hàng, qua đó truyền tải được thông điệp tới khách hàng, nội dung được truyền đạt dễ cảm nhận, dễ hiểu. Từ đó, tiết mục múa tương tác mới trở nên ý nghĩa và thú vị đối với người xem.

Các tiết mục múa tương tác với màn hình led 3D là cách để chủ đầu tư truyền tải thông điệp muốn gửi gắm tới khách hàng qua sự biểu diễn của các nghệ sỹ múa và visual 3D trên màn hình led. Thời gian gần đây, múa tương tác với màn hình led dần trở thành xu hướng để các doanh nghiệp truyền tải nội dung thông điệp đến với khách hàng. Lý do nó dần trở thành xu hướng mới là bởi:

• Nó thể hiện và khẳng định được hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp với chủ đề rõ ràng thông qua các hiệu ứng hình ảnh, visual bằng các cách thức thể hiện rất nhẹ nhàng, tinh tế và vô cùng sáng tạo
• Nó thu hút người xem bởi các hiệu ứng rất bắt mắt kết hợp cùng âm thanh lôi cuốn, cùng với đó là các động tác múa uyển chuyển của nghệ sỹ trên sân khấu khiến khán giả vô cùng tò mò với tiết mục.
• Đề sản xuất biểu diễn được một tiết mục múa tương tác, chủ đầu tư phải bỏ ra một khoản chi phí khá lớn cho tiết mục, nó bao gồm: chi phí dựng 3D, các hiệu ứng visual, kịch bản, Biên đạo và chi phí nhân sự cho nghệ sỹ múa. Do đó, tiết mục còn đánh dấu thể hiện sự chịu chi, đẳng cấp thương hiệu đến từ các chủ đầu tư.

👉👉👉 Dịch vụ cung cấp ca sĩ chuyên nghiệp

QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG MÀN MÚA TƯƠNG TÁC

Để có được một tiết mục múa tương tác biểu diễn và khán giả ở dưới có cơ hội thưởng thức, đội ngũ nhân sự tổ chức sản xuất nó trải qua thời gian khá dài để làm được điều đó. Đại Lâm xin chia sẻ với các bạn các công đoạn như sau:

Đối với mỗi loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, Đại Lâm sẽ dựa vào đó để đưa ra chủ đề, rồi từ đó xây dựng kịch bản văn học cho tiết mục đó.

Tiếp đó, gửi khách hàng duyệt phần kịch bản văn học, Đại Lâm tiến hành xây dựng kịch bản kỹ thuật, hình ảnh, visual 3D, âm thanh cho tiết mục.

Sau khi sản xuất được bộ phim tương tác với đầy đủ hình ảnh, âm thanh, sẽ chuyển bộ phim đó cho biên đạo rồi cho nghệ sỹ tập luyện

Từ đó nghệ sỹ sẽ tập luyện ăn khớp với các phân cảnh. Cuối cùng là biểu diễn cho khán giả thưởng thức kết hợp cùng với các hiệu ứng ánh sáng, khói lạnh,…

CÁC YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH SỰ THÀNH CÔNG CỦA TIẾT MỤC

Để có được sự thành công của tiết mục, có rất nhiều yếu tố tạo nên sự thành công đó, bao gồm:

Nội dung của tiết mục: Nội dung được truyền tải xuyên suốt thông điệp là gì, nó có liền mạch tạo thành một câu chuyện hay không. Vì nó cần có sự liền mạch để người xem có thể tưởng tượng, hình dung và cảm nhận được tiết mục xuyên suốt quá trình biểu diễn.

Sự sáng tạo: Sự sáng tạo là yếu tố hàng đầu quyết định đến sự thành công của tiết mục. Sáng tạo trong nội dung, mới mẻ phù hợp với xu hướng, sáng tạo trong hình ảnh hiệu ứng, cập nhật công nghệ hiện đại.

Kỹ thuật: Kỹ thuật dựng phim và kỹ thuật múa của nghệ sỹ khẳng định được chất lượng của tiết mục.

👉👉👉 Dịch vụ cung cấp nhóm múa tương tác màn hình LED

Trên đây là một số thông tin cơ bản mà Đại Lâm gửi tới các bạn. Hy vọng các bạn có thể hình dung và có thêm sự hiểu biết về màn múa tương tác này. Nếu cần hỗ trợ và tư vấn cho sự kiện của mình, các bạn có thể liên lạc tới Đại Lâm Event với hơn 15 năm kinh nghiệm trong nghề sẽ gửi tới các bạn những kịch bản vô cùng sáng tạo.

LOẠI HÌNH SỰ KIỆN CẦN THIẾT CHO DOANH NGHIỆP

Tổ chức sự kiện là một trong những công cụ marketing giúp gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm lớn hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Dưới đây là 7 loại hình sự kiện cần thiết cho doanh nghiệp, hãy cùng tìm hiểu nhé!

Thực tế cho thấy, nhiều công ty lớn đã dám bỏ ra hàng triệu USD mỗi năm để tổ chức các sự kiện và đã đạt được không ít thành công nhờ tăng được doanh số bán hàng. Nhưng không phải lúc nào điều này cũng xảy ra.

Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp. Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý rằng, một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, sẽ không có tác dụng nếu nó đứng một mình. Trong marketing, bạn có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay làm công tác đối ngoại (public relations – PR) mà không cần phải tổ chức một sự kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng, bạn cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR.

1.    KHAI TRƯƠNG

Khai trương là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có tác dụng tốt, bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn gửi đển khách hàng. Đó là: "Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”. Bạn phải làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương.

 

2.    GIỚI THIỆU SẢN PHẨM MỚI

Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, bạn không nên để những chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính của bạn là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ. Nói một cách khác, những chương trình giải trí và biểu diễn chỉ là những “chất xúc tác” còn sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn vẫn là phần “cốt lõi”. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới.

 

3.    CÁC KỲ NGHỈ, CÁC NGÀY LỄ

Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến…đều là những dịp rất tốt để bạn tổ chức các sự kiện đặc biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải xây dựng được những chương trình độc đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà bạn muốn gửi gắm đến khách hàng.

4.    SỰ XUẤT HIỆN CỦA NHỮNG NGƯỜI NỔI TIẾNG

Làm việc với những người nổi tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị của bạn. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là cần phải nghiên cứu kỹ lịch trình làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của công ty bạn hay không. Nên đối xử với những người nổi tiếng theo một tác phong “chuyên nghiệp” và nên báo cho họ biết trước chương trình chi tiết.

5.    ĐỒNG TÀI TRỢ

Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, bạn còn có thể tham gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác, tài trợ cho các chương trình thi đấu thể thao, hội họp. Việc hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty bạn và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

6.    KỶ NIỆM THÀNH LẬP

Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và bạn nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp để bạn mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ.

7.    TỔ CHỨC CÁC TRÒ CHƠI VÀ CÁC CUỘC THI

Thực tế cho thấy, các trò chơi và các cuộc thi là những sự kiện gây được khá nhiều sự chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, những chương trình này chỉ có tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là, bạn phải chứng minh được tính chuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi. Mọi người cần phải được thông báo, hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọn lựa, đánh giá và trao giải thưởng. Và một điều quan trọng là nếu bạn đã hứa hẹn có những giải thưởng nào thi phải giữ đúng lời hứa.

 

 

Để có thêm thông tin về các loại hình cần thiết cho sự kiện doanh nghiệp và được tư vấn chi tiết hơn về từng loại sự kiện, hãy liên hệ ngay tới Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm, Hotline: 0903 205 559

 

SỰ KIỆN LÀ GÌ? QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN (PHẦN 2)

CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC

Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đich, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau :

Sự kiện kỉ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm. Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới…

Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục. Bao gồm : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng…

Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Bao gồm : hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương…

Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event: những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể. Ví dụ : lễ tưởng niệm, lễ trao giải…

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

👍👍👍 Các bước trong quy trình tổ chức gala dinner

Mỗi event, sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình tổ chức sự kiện đối với mỗi event cũng không giống nhau hoàn toàn. Mỗi một sự kiện cần lập kế hoạch và kịch bản chương trình (proposal) rõ ràng:

1. Giai đoạn trước khi sự kiện diễn ra

• Tìm hiểu về nguyện vọng của đơn vị tổ chức sự kiện về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.

• Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như : mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh.

• Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện,…

• Vận chuyển, lắp đặt và trang trí cho sự kiện.

• Quảng bá truyền thông cho sự kiện.

• Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện.

2. Giai đoạn thực hiện sự kiện

• Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
• Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện
• Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
• Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
• ổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
• Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

• Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà.

• Tổ chức lắp đặt thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện

 3. Giai đoạn kết thúc sự kiện

Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

• Xúc tiến và quảng bá sự kiện
• Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
• Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
• Chăm sóc khách hàng.

TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN CÁC CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP ?

Có rất nhiều những doanh nghiệp, cá nhân muốn tự mình tổ chức sự kiện với suy nghĩ sẽ tiết kiệm được chi phí tổ chức. Tuy vậy, suy nghĩ này không phải lúc nào cũng chính xác. Có rất nhiều lí do cho thấy bạn nên tìm đến những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

👉👉👉 Đại Lâm - Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Sự chuyên nghiệp và chất lượng

Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn từ việc xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch cho sự kiện cũng như điều hành sự kiện,… Vì đó là nghiệp vụ của họ, họ có chuyên môn cũng như kinh nghiệm dày dặn trong ngành.

Quy trình tổ chức sự kiện luôn được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình, nhân viên sự kiện chuyên nghiệp. Từ đó, đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra theo đúng kế hoạch.

Giảm áp lực cho đơn vị tổ chức

Tiết kiệm sức lực và công việc hơn khi giao lại cho các công ty sự kiện. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện. Những việc còn lại sẽ được công ty sự kiện thực hiện.

Tiết kiệm chi phí

☝☝☝ Xem thêm: Chi phí tổ chức team building

Sự thật là hợp tác với các công ty sự kiện có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn tự mình tổ chức. Bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành, tìm được các dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá ưu đãi như đặt phòng khách sạn, cung cấp ca sĩ, đội múa, Mc dẫn chương trình...

Quảng bá hình ảnh 

Các công ty tổ chức sự kiện còn có thể giúp bạn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng dựa trên các phương tiện truyền thông, xã hội.

Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời

Bằng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro có thể gặp phải. Từ đó, đưa ra những phương pháp để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch định sẵn và hoàn hảo nhất.

 

Để có thêm thông tin về các quy trình cho sự kiện và được tư vấn chi tiết hơn về từng loại sự kiện, hãy liên hệ ngay tới Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm, Hotline: 0903 205 559

SỰ KIỆN LÀ GÌ? QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN (PHẦN 1)

Những năm gần đây, dịch vụ tổ chức sự kiện đã phát triển không ngừng và ngày càng khẳng định được vị thế. Đó là lựa chọn hàng đầu của các bạn trẻ năng động, có sức sáng tạo và đam mê thể hiện mình. Bạn đang tìm hiểu tổ chức sự kiện là gì? Hãy để chúng tôi giúp bạn hiểu hơn về ngành dịch vụ tổ chức sự kiện nhé.

👉👉👉 Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Sự kiện (hay còn gọi là event) có thể được hiểu là các hoạt động của con người có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, một địa điểm nhất định. Tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó. Từ đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Với các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing: hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương, lễ khánh thành, lễ động thổ, lễ khởi công, hay các liveshow của ca sĩ…

TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động thông qua các hình thức hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc,… trong các lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh,… Từ đó, nhằm gửi gắm thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng nhận thức được.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện theo kế hoạch đã đề ra ngay từ đầu. Theo dõi và hoàn thành các phần của sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bắt đầu từ việc hình thành ý tưởng ban đầu cho đến khi sự kiện kết thúc.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN BAO GỒM LĨNH VỰC NÀO ?

Tổ chức sự kiện là công việc bao hàm khá rộng các lĩnh vực trong đời sống như:

• Business events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
• Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm…
• Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
• Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…
• Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
• Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội
• Concert events: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu
• Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
• Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh
• Workshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị
• Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

NHÂN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ ?

Trong mỗi event, nhân viên tổ chức sự kiện luôn xuất hiện và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Họ được coi như một nghệ sĩ dùng sự sáng tạo, tỉ mỉ và cẩn thận của bản thân để tạo nên sự kiện hoàn hảo. Họ sắp xếp và chạy chương trình theo kế hoạch để tránh gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện.

Yêu cầu đối với một nhân viên tổ chức sự kiện thì sự sáng tạo là ưu tiên hàng đầu. Ngoài ra, kiến thức chuyên môn, tính tổ chức, làm việc nhóm,… nhằm đảm bảo tính đồng bộ cho sự kiện.

CÁC YẾU TỐ ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

✌✌✌ Nhân sự trong tổ chức sự kiện

Mỗi ngành nghề lại có một yêu cầu khác biệt để có thể trở thành một người chuyên nghiệp. Đối với một Eventor, ngành nghề này lại càng đòi hỏi người theo đuổi cần có sự hiểu biết và những kỹ năng đặc thù và mỗi ngày đều phải rèn luyện và nâng cao khả năng chuyên môn để phù hợp với những thay đổi của thời đại.

Kiến thức về ngành nghề

Để trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi bạn cần có kiến thức rất rộng về các ngành nghề trong các lĩnh vực khác nhau. Cho dù quy mô như thế nào cũng đòi hỏi hiểu biết nhất định và kiến thức chuyên môn để có thể dễ dàng nắm bắt được yêu cầu và xử lí thông tin của khách hàng một cách tốt nhất để tránh lạc đề hoặc đưa đến những hoạt động không cần thiết và rườm rà.

Kỹ năng bao quát, tỷ mỉ đến từng chi tiết 

Khả năng bao quát là một yếu tố quan trọng bậc nhất của một người tổ chức sự kiện. Người làm sự kiện cần đặt mình vào góc độ của những người tham gia sự kiện, dưới mọi góc nhìn để nắm bắt được những gì đang diễn ra và xử lí tình huống một cách kịp thời và hiệu quả. Bên cạnh khả năng tổng quát những cái nhìn tỉ mỉ và cụ thể cũng rất cần thiết bởi chỉ cần một sự sơ suất nhỏ trong sự kiện cũng sẽ dẫn đến những hậu quả khôn lường. Người làm sự kiện cần phải lường trước được những nguy cơ và có những phương án đảm bảo an toàn cho sự kiện đó.

Khả năng sáng tạo và nhanh nhạy

Đối với một người làm sự kiện, “đạo đức nghề nghiệp” khiến bạn cần phải liên tục đưa ra những ý tưởng mới cho khách hàng. Điều này vừa dễ vừa khó bởi phải nắm chắc Insight của khách hàng mới có thể đem lại được những gì họ mong muốn: ý nghĩa, thông điệp mà sự kiện mang lại. Vừa phải kết hợp được yếu tố sẵn có của doanh nghiệp, vừa cần truyền tải những yếu tố mới mẻ nhưng có sự liên kết chặt chẽ, một người tổ chức sự kiện giỏi sẽ giải được bài toán để đưa ra đáp án phù hợp và làm khách hàng hài lòng.

Thật nhiều kinh nghiệm

Kiến thức là yếu tố cần nhưng chưa bao giờ là yếu tố đủ. Có hàng trăm loại sự kiện khác nhau và mỗi sự kiện lại có một đặc thù riêng, chính vì vậy việc thu nạp những kiến thức thực tế từ sự kiện là điều vô cùng quan trọng. Sự kiện lớn hay nhỏ đều không quan trọng, quan trọng tại mỗi sự kiện bạn cần hoàn thiện kỹ năng, khả năng tư duy, ứng biến và xử lí tình huống một cách nhanh chóng. Trải nghiệm càng nhiều vốn hiểu biết của bạn càng gia tăng và nhờ đó khi đến với những sự kiện lần sau đều có các phương hướng giải quyết mà bạn đã vạch sẵn ra trong đầu.

VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu. Đôi khi tổ chức sự kiện nhằm mục đích bàn hàng hoặc hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.

Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

Doanh nghiệp tổ chức event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

 

Để có thêm thông tin về các quy trình cho sự kiện và được tư vấn chi tiết hơn về từng loại sự kiện, hãy liên hệ ngay tới Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm, Hotline: 0903 205 559