Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Solita99tháng 8 02, 2021

Ngày nay, tổ chức sự kiện ngoài trời không còn là điều quá xa lạ với chúng ta. Nó dần trở thành hình thức tổ chức phổ biến ở nhiều nơi, sự kiện ngoài trời cũng là lựa chọn của hầu hết các doanh nghiệp. Chương trình mang đến không gian rộng rãi, thoáng đãng với kịch bản phong phú phù hợp với mục đích của đơn vị tổ chức. Điều này được khách hàng ưa thích hơn so với sự kiện trong nhà.

Bên cạnh đó, có những vấn đề cần được lưu tâm trước khi bạn muốn tổ chức sự kiện ngoài trời. Những vấn đề về giấp phép tổ chức, thời tiết, địa điểm phù hợp, dàn âm thanh, ánh sáng dùng ngoài trời…những vấn đề phát sinh nếu có. Tổ chức sự kiện ngoài trời là thế mạnh của Đại Lâm Event. Hãy cùng chúng tôi chia sẻ những kinh nghiệm cho chương trình.


Tổ chức tiệc trà tea break chuyên nghiệp





1. Địa điểm và thời gian tổ chức


Địa điểm tổ chức phù hợp với số lượng và đối tượng khách tham gia. Bạn có thể chọn địa điểm là bãi biển, khu sinh thái, công viên, khu nghỉ dưỡng… Địa điểm có không gian thoáng đãng, giao thông đi lại thuận lợi. Bạn cân nhắc vấn đề an ninh, chỗ để xe giữ tài sản cho khách mời.

Lựa chọn thời điểm, thời gian tổ chức cũng nên lưu tâm đến tình hình thời tiết. Bạn nên xem dự báo thời tiết để có phương án đề phòng thời tiết xấu, tránh ảnh hưởng đến chương trình diễn ra.


2. Công tác truyền thông


Bạn in thiệp gửi đến khách, dự trù số lượng khách mời để in. Bạn hãy in chỉ dẫn đến địa điểm tổ chức trên thiệp để khách mời dễ dàng tìm đến. Bạn có thể kiểm soát được công tác truyền thông hiệu quả hơn. Nếu khách mời có nhà báo, truyền hình đưa tin, bạn cần xếp nơi riêng để dễ tác nghiệp.


3. Thủ tục pháp lý

Trước khi muốn tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn nên tìm hiểu thủ tục cấp phép. Để đảm bảo sự kiện diễn ra trôi chảy, thủ tục pháp lý cần được hoàn thiện sớm nhất để không phải có vấn đề phát sinh. Bạn cần hoàn tất về hợp đồng biểu diễn, thuê địa điểm và có xác nhận của địa phương.


4. Thiết bị cho sự kiện





Những tiết mục đa dạng, hình thức thể hiện khác nhau là những ưu điểm của sự kiện ngoài trời. Nội dung sự kiện gây ấn tượng với khách mời. Backdrop cần được in kích thước lớn đề người xem có thể nhận ra sự kiện từ xa. Nội dung đầy đủ và trang trí thiết kế backdrop sang trọng, ấn tượng.

Với không gian rộng thì dàn âm thanh ánh sáng cần phù hợp với tính chất quy mô chương trình. Công suất của thiết bị đủ lớn, đảm bảo kỹ thuật để chạy sự kiện. Các thiết bị tầm ảnh hưởng đến hiệu ứng chạy sự kiện, truyền tải thông điệp của đơn vị đến người xem.

Sân khấu được thiết kế nhà bạt không gian để phòng trừ thời tiết xấu. Thiết kế hệ thống hàng rào chắn khu sân khấu chính tổ chức và xung quanh khu vực có tổ chức team building ( nếu có) để đảm bảo an toàn, kiểm soát sự kiện.




5. Kịch bản tổ chức


Nội dung chương trình cần được lên kế hoạch từ trước. Khâu tổng duyệt và chạy thử tiếp theo khi các khâu trước đó đã hoàn thiện.

Nội dung chương trình có bài phát biểu của đại diện khách mời, đại diện đơn vị tổ chức. Những bó hoa, bằng khen, quà tri ân là phần không thể thiếu cho nhân viên nội bộ, khách mời.

Những tiết mục biểu diễn cùng những trò chơi teambulidng ( nếu có) sẽ làm nội dung chương trình sáng tạo, phong phú. Thời lượng các tiết mục, trò chơi cần được diễn ra trong thời gian nhát định. Nó tạo ấn tượng cho người tham dự, truyền thông hiệu quả hơn.

Vấn đề ăn uống, môi trường vệ sinh là vấn đề bạn lưu tâm tiếp theo. Thực đơn đảm bảo an toàn thực phẩm, phong phú. Mọi trường vệ sinh trước, trong, sau chương trình, bạn cần có đội ngũ túc trực quét dọn để giữ không gian không bị ô nhiễm.

Vấn đề an ninh khi số lượng khách mời đông đảo. Đội ngũ bảo vệ từ vòng ngoài đến vòng trong khu tổ chức. Công tác y tế sẵn sàng nếu có trường hợp rủi ro về sức khỏe khách tham dự.



Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời mà các doanh nghiệp có thể tham khảo. Bạn đang băn khoăn chọn đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp cho doanh nghiệp mình. Chúng tôi- Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm sẽ hỗ trợ bạn tổ chức sự kiện trọn gói. Với bề dày hơn 10 năm kinh nghiệm làm việc trong mảng tổ chức sự kiện và cung cấp nhân sự sự kiện. Đội ngũ chuyện nghiệp, tận tâm với công việc trong từng event. Khi bạn cung cấp thông tin, nhân viên chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp cho sự kiện mà bạn tổ chức

Với phương châm “Kết nối đến thành công”, đến với Đại Lâm là đến với thành công và sự hoàn hảo.


Mọi thắc mắc, thông tin liên hệ:

  • Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm
  • Hotline: 090 320 5559
  • Website: tochucsukiendailam.com

 

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét