Những cuộc họp đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp. Qua các cuộc họp, chủ doanh nghiệp có những giải pháp cho những khó khăn hay nhận định phát triển, những thành quả đạt được. Đội ngũ nhân sự tham gia cuộc họp, có thể đóng góp, xây dựng ý kiến phát triển sau này cho doagnh nghiệp. Từ những cuộc họp song phương hay đa phương, có thể đi đến thống nhất giữa các bên nhằm đạt được mục đích chung.
Có thể thấy vai trò những cuộc họp cũng như tầm quan trọng của người chủ trì cuộc họp. Cuộc họp thành công hay không, phụ thuộc người chủ trì. Làm gì để cuộc họp phát huy ý nghĩa, mục đích hướng đến ban đầu? Điều đó đòi hỏi người lãnh đạo có tố chất nhất định.
Hiểu rõ vai trò người chủ trì cuộc họp
Người chủ trì là người đứng ra điều hành, chịu trách nhiệm nội dung cuộc họp. Cuộc họp có thể nội bộ trong phòng ban, nội bộ Công ty, cuộc họp lớn hơn với đối tác bên ngoài. Bạn có thể là trưởng phòng, trưởng ban, tổ trưởng, người đứng đầu nhóm. Từ đó, các thành viên đưa ra vấn đề cùng thảo luận, trao đổi công việc hiện tại và những kế hoạch sắp tới.
Bạn đứng ra điều hành cuộc họp, chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng. Những vấn đề được giải quyết, dẫn dắt cuộc họp đi đến kết quả tốt như mong đợi. Điều đầu tiên, bạn lưu ý hiểu được vai trò của bản thân trong cuộc họp với tư cách người chủ trì.
Người chủ trì có vai trò trong và sau cuộc họp như:
- Những đề xuất của thành viên được nhìn nhận đánh giá công bằng, tạo hứng thú cho các thành viên nêu quan điểm.
- Là người thu nhận, phân tích, đưa đề nghị, góp ý với các đề xuất.
- Là người điều hành tiến độ cuộc họp theo thời gian, nội dung nhất định được đề ra ban đầu.
- Nếu có sự tranh luận, nhiều ý kiến trái chiều, người chủ trì cần điều hòa các thành viên để đi đến thống nhất, tìm phương án tốt nhất cho công việc.
Xác định mục đích cuộc họp
Bạn nắm rõ mục đích cuộc họp để có cuộc họp hiệu quả. Việc xác định mục đích cuộc họp sẽ làm bạn dễ dàng hơn trong khâu chuẩn bị công việc tiếp theo. Cuộc họp sẽ diễn ra đúng hướng, đúng tiến độ thời gian, các thành viên tham gia không cảm thấy mệt mỏi. Cuộc họp hạn chế những cảm xúc tiêu cực dẫn đến chất lượng buổi họp không tốt.
Tất cả các thành viên tham gia cần biết mục đích buổi họp. Bạn là người chủ trì, bạn có mục tiêu, đưa các vấn đề sẽ được thảo luận. Các thành viên đều được biết thông tin chi tiết như ngày giờ, địa điểm, nội dung cuộc họp. Các thành viên có thời gian chuẩn bị những ý kiến, nội dung cần báo cáo.
Những thành viên tham dự phù hợp
Ngoài những thành viên thuộc phòng, ban, đội nhóm, bạn muốn mời thêm cũng con người bên ngoài. Bạn cân nhắc, họ có phù hợp với mục đích ban đầu của cuộc họp không. Họ có chuyên môn liên quan đến nội dung cuộc họp không. Họ sẽ đóng góp gì cho cuộc họp trở nên hiệu quả hơn không. Nếu không chọn đúng người sẽ gây bối rối, lãng phí tài nguyên, nhân lực mà kết quả cuộc họp bị hỏng.
Bạn nên chọn những người có thể đưa ra nhận xét, ý kiến giải quyết vấn đề gặp phải hiện tại và phương hướng cho vấn đề tương lai. Các thành viên sẽ thấy hào hứng, thích thú với cuộc họp. Số lượng người tham dự không cần quá đông, khiến cuộc họp bị loãng, không xúc tích vấn đề gây mất thời gian.
Luôn tuân thủ thời gian
Thời gian là yếu tố quan trọng ảnh hưởng chất lượng cuộc họp. Cuộc họp diễn ra trong bao lâu, bắt đầu lúc nào đều đã được định sẵn. Người chủ trì và người tham gia đều bắt buộc tuân thủ nguyên tắc tôn trọng thời gian. Bạn cần có nguyên tắc để đảm bảo thời gian như không đến muộn và không chờ người đến muộn.
Khi đến giờ, bạn cần đóng cửa phòng họp và bắt đầu cuộc họp theo thời gian đã thông báo. Vấn đề thời gian, sẽ khiến người đến đúng giờ thấy mình được tôn trọng, người đến trễ tự nhận ra lỗi và sữa sai cho lần sau.
Nếu bạn bắt đầu đúng giờ cũng nên kết thúc đúng giờ. Bạn đừng nghĩ nên kéo dài thời gian vì không khí trao đổi đang sôi nổi hay kéo dài thêm chút nữa cũng được. Bạn cần ước lượng thời gian, điều phối , tổng kết ý kiến cho đúng thời gian đã thông báo.Bạn sẽ tránh việc cuộc họp bị lan man, kéo dài.Bạn cần tạo thói quen chuyên nghiệp trong từng khâu từ trước, trong, sau cuộc họp. Điều đó tạo ra văn hóa cho nội bộ phòng ban hay cả Công ty.
Tóm tắt và tổng kết cuộc họp
Khi kết thúc cuộc họp, bạn nên tổng kết các nội dung đã được thống nhất lại một lần nữa để các thành viên nắm được. Những nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Đây là cơ sở lập biên bản họp để gửi đến các thành viên đã tham gia, những thành viên vắng mặt được biết và thực hiện. Đến cuộc họp lần sau, có thể làm căn cứ để biết tiến độ công việc được thực hiện, triển khai ra sao.
Bạn có thể tham khảo thêm:
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét