Tất tần tật quy trình tổ chức tiệc year end party

Solita99tháng 9 09, 2021

Dạ tiệc cuối năm là sự kiện được trông đợi hàng đầu ở các công ty, doanh nghiệp. Đây là thời điểm họ gác lại những muộn phiền trong công việc để nhìn lại chặng đường một năm đã cố gắng. Đây cũng là lúc họ có thể ăn mừng bởi những thành công của mình. Vì vậy, để có một buổi tiệc year end party ý nghĩa, doanh nghiệp nên đầu tư kỹ càng và chu đáo hơn. Nên lựa chọn những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp làm đối tác của mình.

Liên hệ ngay: 090 320 5559



Vậy, làm thế nào để tổ chức dạ tiệc cuối năm thành công, hiệu quả? Bất cứ một sự kiện nào cũng vậy, khâu chuẩn là khâu quan trọng nhất quyết định xem sự kiện đó có thành công hay thất bại. 

Một bữa tiệc tất niên cuối năm sẽ trở nên hoàn hảo nếu có sự chuẩn bị chu đáo, kĩ lưỡng. Khoảng thời gian 2 đến 3 tháng trước khi bữa tiệc cuối năm diễn ra là thời điểm thích hợp nhất để bạn bắt tay vào việc lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện trọng đại này.

Đọc ngay: TOP 10 đơn vị tổ chức sự kiện tại Hà Nội

1. LỰA CHỌN CHỦ ĐỀ CHO BỮA TIỆC CUỐI NĂM

Chủ đề (hay còn gọi là concept) là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát các ý tưởng, nội dung chương trình sẽ diễn ra. Đây cũng là cơ sở để xây dựng chương trình, chứa đựng đầy đủ các yêu cầu cơ bản và mục đích của sự kiện.

Thông thường, việc lựa chọn chủ đề sẽ dựa vào văn hoá, ngành nghề kinh doanh của từng doanh nghiệp. Các chủ đề đưa ra thường mang tính chất hình tượng hóa, gắn với 1 hình ảnh, themes màu cụ thể, có thể dựa vào màu sắc logo của công ty để khi nói về chủ đề của sự kiện, khán giả có thể liên tưởng hình dung ra ngay các màu sắc, hình ảnh trong bữa tiệc.

2. LÊN Ý TƯỞNG TỔ CHỨC

Ý tưởng (ideal) luôn được hình thành và cấu tạo từ chủ đề (concept) của bữa tiệc. Vì vậy, để có những ý tưởng mới lạ , cần phải có 1 chủ đề xuyên suốt bữa tiệc. Ý tưởng cần phải độc đáo, nhưng vẫn phải phù hợp với thực tế, và dựa vào ngân sách của công ty để có thể thực hiện .

Một ý tưởng hay không đòi hỏi cầu kỳ, phức tạp, nhưng cần sự mới lạ, mang tính hoàn chỉnh. Cần lưu ý mọi phương án rủi ro và biện pháp an toàn, kế hoạch backup trong chương trình.

3. LẬP DANH SÁCH KHÁCH MỜI

Quy mô, số lượng người tham dự là điều kiện tiên quyết , ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện chương trình. Dự trù được số lượng khách mời tương đối đến chính xác để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra đúng kế hoạch, lựa chọn được địa điểm phù hợp và đảm bảo ngân sách chuẩn bị.

Doanh nghiệp nên lập ra danh sách để từ đó: thống nhất số lượng, cơ cấu khách mời tham dự, giám sát và kiểm tra được số lượng, danh sách khách VIP, khách mời ưu tiên trong sự kiện (đối tác, khách hàng,…), khách mời dự bị và khách mời là cơ quan truyền thông (nếu có)


4. LỰA CHỌN THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM PHÙ HỢP

Thời gian: Về thời gian, cần cân đối để lựa chọn ngày mà đa số các khách mời đều có thể tham dự. Nên lựa chọn khung giờ chiều tối và vào ngày cuối tuần.

Địa điểm: Phụ thuộc theo không gian tổ chức sự kiện và số lượng người tham dự mà ta có thể chia thành các loại sau: Không gian ngoài trời: (nhà hát ngoài trời, sân vận động, quảng trường, bãi biển, khu du lịch sinh thái, khu vực công cộng). Và không gian trong các phòng tổ chức sự kiện (các trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa,..).

Lựa chọn một địa điểm phù hợp cần dựa vào những yếu tố sau:

  • Địa điểm dễ tìm, không quá xa trung tâm, thuận tiện đi lại.
  • Không gian phòng ốc phù hợp, thích hợp với các kế hoạch chuẩn bị
  • Khu vực sân khấu rộng rãi, có trần nhà cao, trang thiết bị đầy đủ trọn gói.
  • Có bãi đổ xe rộng rãi.

5. LÊN KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH

Để có một sự kiện thật ấn tượng và ý nghĩa thì công đoạn lên nội dung kịch bản cho sự kiện là rất cần thiết – bởi nó được xem là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Một kịch bản sự kiện Year end Party chi tiết gồm những tiết mục nghệ thuật, thời gian thực hiện từng tiết mục, nhân sự, trang thiết bị, đồ dùng cho tiết mục đó,…

Việc làm này không chỉ giúp đội ngũ nhân viên và ban tổ chức có thể kiểm soát được thời lượng của chương trình mà còn góp phần giúp cho tiến trình của sự kiện được diễn ra một cách chặt chẽ và thống nhất một cách triệt để.

Tính chất của một chương trình Year end party là tạo nên không khí sum vầy cho cán bộ nhân viên, cùng nhìn lại chặng đường phát triển của một năm cũ và hướng tới những mục tiêu mới. Đừng để bữa tiệc cuối năm trở thành một buổi hội nghị tổng kết với những diễn văn dài dòng và những trò chơi cũ rích mà ai ai đến tham dự cũng chỉ mong nhanh chóng nhận được phần thưởng rồi ra về.

Có khá nhiều concept, ý tưởng có thể sử dụng để tổ chức tiệc cuối năm cho công ty dựa trên loại hình văn hóa doanh nghiệp hay sở thích các thành viên trong công ty,… Bạn có thể nghiên cứu cụ thể từng cá tính trong doanh nghiệp mình để đưa ra những ý tưởng tổ chức độc đáo mà vẫn phù hợp.

 

 

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét