Tầm quan trọng của thời gian trong tổ chức tiệc cuối năm

Những bữa tiệc cuối năm đã trở thành một phần không thể thiếu đối với các doanh nghiệp Việt hiện nay. Là dịp để doanh nghiệp có thể gặp mặt, chiêu đãi và tri ân khách hàng, đối tác và nhân viên của công ty sau một năm làm việc vất vả. Bữa tiệc cuối năm có vai trò vô cùng quan trọng. Hôm nay Đại Lâm Event sẽ cùng bạn tìm hiểu tầm quan trọng của thời gian trong tổ chức tất niên cuối năm.

1. Yếu tố then chốt trong khâu chuẩn bị

Trong bất kì sự kiện nào được tổ chức, khâu chuẩn bị luôn cực kì quan trọng và có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng chương trình. Và để chuẩn bị cho sự kiện một cách tốt nhất, đơn vị tổ chức nhất thiết cần có đủ thời gian. Từ việc khảo sát địa điểm tổ chức, viết kịch bản chương trình, thuê đồ dùng thiết bị,... đều cần phải có thời gian hợp lí. Kể cả quá trình diễn tập thử trước cho chương trình cũng cần lưu ý sắp xếp đúng đắn và chính xác.

Việc quản lí thời gian chuẩn bị cần được tiến hành chặc chẽ và chính xác. Nếu dành lượng thời gian  nhiều quá mức cần thiết sẽ gây lãng phí. Bởi chi phí thuê địa điểm, nhân sự và thiết bị sẽ gia tăng nếu kéo dài thời gian.

2. Thuận tiện cho khách mời

Mỗi khách mời tham gia tiệc cuối năm đều có những khung lịch khác nhau. Vì vậy việc sắp xếp để có được sự đông đủ các khách mời không phải là dễ. Ban tổ chức nên lựa chọn những ngày nghỉ lễ lớn hoặc ngày cuối tuần để mọi người dễ dàng sắp xếp thời gian. Nếu là sự kiện nội bộ của công ty, bữa tiệc sẽ thường diễn ra cuối một dự án hoặc kế hoạch.

Qua trình gửi thiệp mời cũng cần lên kế hoạch chu đáo và khéo léo. Khoảng thời gian phải đủ để khách mời chuẩn bị và sắp xếp đến dự tiệc. Từng tiết mục của chương trình cũng phải có khung giờ cụ thể để tránh rủi ro phát sinh.

>>> Chuyên tổ chức lễ khánh thành

3. Lựa chọn thời tiết phù hợp

Thời tiết khí hậu là yếu tố khách quan mà con người không thể can thiệp được. Vì vậy việc lựa chọn ngày tổ chức phòng tránh những ngày thời tiết xấu sẽ giúp hạn chế khả năng rủi ro cho sự kiện. Hiện nay khả năn dự báo thời tiết đã rất chính xác, từ đó mà quá trình tổ chức cũng ngày càng ít rủi ro hơn.

Bên cạnh đó, đơn vị tổ chức cần lưu ý đến khí hẫu để có những biện pháp phòng ngừa chu đáo. Vào mùa hè nên trang bị máy lạnh quanh phòng tiệc và máy sưởi với mùa đông.

Qua bài viết trên đây, chắc hẳn bạn đã hiểu được tầm quan trọng của thời gian trong tổ chức tiệc cuối năm. Đại Lâm là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với kinh nghiệm phong phú. Chúng tôi tự hào với khả năng quản lí thời gian và tổ chức sự kiện lành nghề.

CTY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM – ĐẠI LÂM EVENT

Hotline: 0903 205 559 – Mr Tùng

Email: sales.dailamevent@gmail.com