Thuận lợi và khó khăn khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Solita99tháng 7 22, 2021
Không gian ngoài trời thường được sử dụng với các sự kiện như đại nhạc hội, festival, hội chợ triển lãm, lễ phát động, lễ khánh thành hay như các buổi tiệc cá nhân như lễ cưới, đính hôn, ngày kỷ niệm, tiệc họp mặt…

Để có cái nhìn khách quan hơn về sự kiện tổ chức ngoài trời các bạn hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé!



 


THUẬN LỢI CỦA VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

 

  • Không gian thoáng đãng, hòa hợp với thiên nhiên.
  • Sức chứa rộng, phù hợp với các sự kiện quy mô khách mời lớn.
  • Di chuyển thuận tiện.
  • Đây là cơ hội thuận lợi để nhà tổ chức sự kiện thoải mái thể hiện sự sáng tạo trong việc thiết kế, lắp đặt bố cục, trang trí…
  • Với quy mô lớn sẽ gây được sự chú ý của khách hàng và những người xung quanh.
  • Cơ hội để quảng bá sản phẩm rất lớn.

 

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời 100% thành công



KHÓ KHĂN CỦA VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

 

  • Cần tốn thêm nhiều nhân sự vì ban tổ chức sẽ phải tự chuẩn bị, setup bàn ghế, trang trí sân khấu
  • Phụ thuộc vào thời tiết
  • Luôn luôn phải có những kế hoạch thay đổi linh động khi điều kiện không cho phép
  • Vì là sự kiện có quy mô lớn nên việc quản lý các khách hàng ra – vào, đến và đi cũng sẽ gặp một chức khó khắn, lúc đấy sẽ cần một lượng lớn nhân sự để đón khách. 

Bạn có thể tham khảo thêm: Bí quyết thành công của một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp https://www.congtytochucsukienchuyennghiep.com/2021/06/bi-quyet-thanh-cong-cua-cong-ty-to-chuc.html


LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

 




Bãi giữ xe: Nhà tổ chức sẽ phải tự lo bãi để xe cho khách do đó cần tính toán số luợng người sẽ tham gia sự kiện để tính ra số luợng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho ngừoi tham gia được thuận lợi.

Trang trí: Vì tổ chức trong không gian lớn nên nếu không có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm thì khu vực cần nổi bật sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn của sự kiện. Do đó, nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trải mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình. Ngoài ra, có thể trang trí bằng bóng bay, hoa tươi, làm hàng rào giới hạn không gian bằng các pano chữ A…Việc làm này cũng giúp việc quản lý sự kiện dễ dàng hơn

Dự phòng: Rủi ro lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời là thời tiết xấu. Vì vậy cần dự phòng các phương án như ô, bạt…; Số lượng chỗ ngồi cũng cần đựoc chuẩn bị tốt, nên dự phòng số bàn ghế dư ra tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định…

Thiết bị âm thanh ánh sáng: Cần lựa chọn hệ thống âm thanh ánh sáng có công suất lớn, phù hợp với không gian

Ăn uống: Việc ăn uống cần đảm bảo vệ sinh và đầy đủ nhân sự để phục vụ khách hàng chu đáo nhất

Vệ sinh: Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Cần phân bổ, sắp xếp nhiều thùng rác cũng như nhà vệ sinh lưu động quanh khu vực diến ra sự kiện. Có thể sắp xếp nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên di chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện…

An ninh trật tự: Vì tổ chức ở không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý nên có thể xảy ra những va chạm hay rủi ro đáng tiếc. Do đó cần phải bố trí sự hỗ trợ về an ninh để đảm bảo sự kiện an toàn


Trên đây là những thông tin rất hữu ích khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà chúng tôi đem lại cho các bạn. Với một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp từ khâu chuẩn bị cho đến khâu hoàn thiện chúng tôi tin rằng sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng.Để có thêm thông tin về những thậu lợi - khó khăn trong việc tổ chức sự kiện ngoài trời mà bạn hay gặp phải và được tư vấn chi tiết hơn về những điều đó, hãy liên hệ ngay tới Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm
Hotline: 

0903 205 559

 

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét